開催までの流れ

同窓会開催までのStep 14

面倒な作業は「同窓会ネット」におまかせ!ですが、内容決定やコミュニティーの盛り上げ役は幹事さまの仕事です。

担当プランナーと力を合わせて取り組んでいきましょう。

また、4ヶ月の準備期間はあっという間に過ぎていきます。

スケジュールは余裕をもって前倒しでこなしていきましょう。

Step 01ご希望の開催地域・日時・料金プラン
をお伝え下さい

お電話、メール、またはお問い合わせフォームでご希望の開催地域・日時・料金プランをお伝えください。

ご希望の開催地域から、同窓会に最適な会場をご案内させて頂きます。

Step 02会場の手配

経験豊富なスタッフが大まかな参加人数を予測し、手配させていただきます。

参加人数が変更になった場合の対応など、会場との面倒なやりとりは全ておまかせ下さい。

Step 03第1回通知ハガキの作成・発送

ご提供頂いた名簿をデータ化し、名前の相違や細かいチェックをいたします。

同窓会ネットでは、より多くの同窓生に情報をお知らせする為に、案内状を二段階方式で送付します。

通知ハガキの発送は、住所不明者のリサーチと、同窓生や親御様からの現住所報告を目的として行います。

Step 04転居先不明者のリストアップ

転居などで第1回通知ハガキが届かなかった方をリストアップし、現住所情報をご提供頂くよう同窓生の皆さまに呼びかけます。

連絡先が判明した方々には第2回封書案内状を追加発送対応いたします。

Step 05第2回封書案内状の作成・発送

第1回通知ハガキにより届いた名簿に対して、正式な案内状を封書にて送付いたします。

封書には、同窓会の詳細内容と専用コミュニティサイトの利用方法が記載されています。

また、返信ハガキが同封してあるため、インターネットが苦手な方でも簡単に返事が出せる仕組みになっています。

Step 06同窓会専用サイトの制作

さまざまなコンテンツを用意した同窓生専用のクローズドサイトをお作りします。

掲示板

近況報告やその他連絡事項など、長い間連絡を取っていなかった同窓生の書き込みに大いに盛り上がり、プレ同窓会が楽しめます。

写真館

卒業アルバムからスキャンした画像データをアップします。

参加者の皆さんがデジカメや携帯スマホ等で撮影した写真データもアップ可能です。

出席者一覧

参加予定の同窓生の氏名を一覧でご確認頂けます。

出欠フォーム

インターネット上でも簡単に参加申し込みが出来るので大変便利です。

Step 07出欠管理

返信ハガキ・FAXや専用サイト内の出欠フォームからの出欠連絡を日々集計いたします。

同窓生は専用サイトをのぞくだけで、常に出欠情報が確認できます。

Step 08名札・式次第の作成

同窓会にご出席される皆さまの卒業当時のクラスとお名前を記載した名札と、進行プログラムを記載した式次第を作成し、同窓会当日、受付にてお渡しさせて頂きます。

Step 09受付

当社スタッフが会場入り口にて皆さまをお待ちし、会費の徴収から名札・式次第のお渡しまでの受付作業をいたします。

当日の急な参加者にも柔軟に対応いたします。

Step 10司会進行

恩師の方々のご挨拶や乾杯の音頭など、同窓会には欠かせないプログラムを盛り込みながら司会進行いたします。

Step 11スナップ写真撮影

同窓会中のスナップ写真を当社スタッフが撮影させて頂き、同窓会終了後に写真販売専用サイトにアップさせて頂きます。

アップさせて頂いたお写真は、同窓会の思い出として無料でご覧頂けます。また、ご希望のお写真は写真販売専用サイトからオンラインで簡単にご購入頂けます。

Step 12集合写真撮影

久しぶりに集まった同窓会での再開の記念に、参加者全員で集合写真を撮影いたします。

撮影させて頂いた集合写真は、購入希望者に同窓会の記念として販売いたします。

(※参加人数により2カットに分ける可能性があります。)

Step 13恩師へのお礼の花束の準備

お越し頂いた恩師の先生方に、お礼の花束をご準備させて頂きます。

Step 14会計・会場精算

皆さまよりお預かりした会費から、会場への精算をいたします。